Privacyverklaring

Kort samengevat

• De gegevens die u in de tools invoert, blijven in uw browser. Ze worden nooit naar een server gestuurd.
• Wij verwerken alleen gegevens over u als u de kantoorfuncties ontgrendelt of een probleem meldt, en voor zover technisch nodig om de site te laten werken.
• Voor elk soort communicatie is een afzonderlijke toestemming nodig, die u op elk moment kunt intrekken. Het ontgrendelen hangt er niet van af.
• Wij verkopen geen gegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke

Avlex Belgium SRL (Avlex), Boulevard de l'Empereur 10, 1000 Bruxelles, ondernemingsnummer 1036.582.778.

Voor elke vraag over uw gegevens: legal@avlex.be.

De gegevens van uw dossiers blijven in uw browser

Wat u in de tools invoert (data, bedragen, opties en alle dossiergegevens), de documenten die u erin opent (te controleren conclusies), het profiel van uw kantoor (briefhoofd, logo) en de voorinstellingen die u bewaart, blijven in uw browser: in het geheugen van het tabblad, of in de opslag van de browser (localStorage, IndexedDB) voor wat u zelf wilt bewaren. Die gegevens worden nooit naar een server gestuurd, niet naar Avlex en niet naar derden.

Avlex heeft dus geen toegang tot die gegevens. Daarvoor is Avlex verwerkingsverantwoordelijke noch verwerker. Enige uitzondering: als u een probleem meldt, voegt het formulier de niet-persoonlijke gegevens van de berekening toe (zie hieronder).

Verwerkte gegevens, doeleinden en rechtsgronden

De kantoorfuncties ontgrendelen

Wanneer u vraagt om te ontgrendelen, stuurt onze server uw aanvraag door naar het contactregister van Avlex, dat de sites van Avlex gemeenschappelijk gebruiken. Het register verwerkt:

• uw e-mailadres en de taal van de interface;
• de tool waarvandaan u de aanvraag doet;
• de datum waarop u uw adres bevestigde;
• de uitgifte van uw licentie (zie hieronder).

Avlex stuurt u de bevestigingsmail, via Resend. De link daarin is 7 dagen geldig.

Doel: uw adres bevestigen, de licentie afleveren en de geldigheid ervan controleren.

Rechtsgrond: de uitvoering van de gratis dienst die u vraagt (AVG, art. 6, lid 1, b)).

Uw e-mailadres is nodig om te ontgrendelen. Zonder dat adres blijven de tools, hun resultaten en alle exports volledig bruikbaar.

Licentie

Na de bevestiging bewaart uw browser een ondertekende licentie in zijn lokale opslag (localStorage). Ze bevat een SHA-256-hash van uw e-mailadres (niet het adres zelf), een licentiekenmerk en de datum van uitgifte en van verval. Ze is 12 maanden geldig. Het register van Avlex registreert dat de licentie werd uitgegeven.

Wanneer u de jaarlijkse gerechtelijke kalender als pdf downloadt, stuurt uw browser uw licentie mee. Onze server controleert de handtekening en vraagt het register van Avlex of de licentie actief is. Downloads worden per dag geteld, om een daglimiet toe te passen. De andere kantoorfuncties controleren de licentie in uw browser, zonder iets te versturen.

Rechtsgrond: de uitvoering van de gratis dienst die u vraagt (art. 6, lid 1, b)).

Communicatie die u kiest

Bij het ontgrendelen, of later, kunt u elk van de volgende soorten communicatie afzonderlijk aanvaarden. Geen enkel vakje is vooraf aangevinkt, en het ontgrendelen hangt er niet van af.

Rechtsgrond: uw toestemming (art. 6, lid 1, a)). Voor reclame via e-mail vereist ook artikel XII.13 van het Wetboek van economisch recht uw voorafgaande toestemming.

Uw telefoonnummer en het tijdstip van uw voorkeur worden alleen doorgegeven als u de oproep aanvaardt. Trekt u die toestemming in, dan wordt het nummer gewist.

Bewijs van uw toestemming

Voor elke toestemming registreert het register van Avlex de datum en het uur, het doel, de exacte versie van de tekst die u zag en de site van herkomst. Het registreert ook een gezouten hash (HMAC-SHA-256) van uw IP-adres en van de identificatie van uw browser (User-Agent). Het IP-adres zelf wordt niet bewaard.

Rechtsgronden:

• datum, doel en tekstversie: de verplichting om uw toestemming te kunnen aantonen (art. 7, lid 1, samen met art. 6, lid 1, c));
• hashes van IP-adres en browser: ons gerechtvaardigd belang om de echtheid van de bevestiging te bewijzen en frauduleuze aanvragen op te sporen (art. 6, lid 1, f)). De inbreuk op uw privacy is beperkt, want alleen hashes worden bewaard.

Beveiliging en misbruikpreventie

Onze server beperkt het aantal aanvragen met behulp van een hash met geheime sleutel (HMAC) van uw IP-adres. Die hash blijft in het werkgeheugen, zolang het tijdvenster van de beperking duurt, en verdwijnt daarna. Het register van Avlex verstuurt bovendien hoogstens drie bevestigingsmails per adres per 24 uur.

In plaats van een CAPTCHA laten het ontgrendelingsformulier en het meldingsformulier uw browser een kleine berekening uitvoeren (proof-of-work), die onze eigen server opgeeft. De site laadt geen scripts van derden, geen statistiektools en geen trackingcookies.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om de dienst te beschermen, en de personen van wie het adres buiten hun medeweten zou worden ingevuld (art. 6, lid 1, f)).

Optionele profielvelden

U kunt uw volledige naam, uw beroep, uw balie en de grootte van uw kantoor opgeven. Die velden zijn optioneel. Ze helpen ons te begrijpen wie de tools gebruikt en, als u communicatie hebt aanvaard, die af te stemmen op uw beroep.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, f)). U kunt zich er op elk moment tegen verzetten.

Pagina E-mailvoorkeuren

Na het ontgrendelen bewaart uw browser een voorkeurentoken. De pagina E-mailvoorkeuren stuurt het mee in de inhoud van het verzoek, nooit in het adres, om uw keuzes te tonen en te wijzigen.

Rechtsgrond: de verplichting om het intrekken van toestemming even eenvoudig te maken als het geven ervan (art. 7, lid 3, samen met art. 6, lid 1, c)).

Een probleem melden

Elke tool heeft een formulier "Een probleem melden". Wanneer u het verstuurt, ontvangen wij:

• de beschrijving die u schrijft;
• uw e-mailadres, als u het wilt opgeven, uitsluitend om u te antwoorden;
• de betrokken tool en pagina, en de taal van de interface;
• de datum waarop de toegepaste regels werden gecontroleerd;
• de niet-persoonlijke gegevens van de berekening (data, bedragen, opties) en het getoonde resultaat, nooit namen.

Het formulier vraagt u geen namen of dossierreferenties te vermelden. De melding wordt als één e-mail, via Resend, naar de ondersteuning van Avlex gestuurd (support@avlex.be). De site bewaart er niets van. Uw adres wordt nooit aan het contactregister van Avlex toegevoegd en nooit voor marketing gebruikt.

Doel: de tools verbeteren en, als u uw adres hebt opgegeven, u antwoorden.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om de tools te verbeteren (art. 6, lid 1, f)). Het antwoordadres wordt alleen verwerkt als u het op eigen initiatief opgeeft.

Gebruikstellers

De site stuurt geaggregeerde tellers per tool naar het register van Avlex, bijvoorbeeld het aantal uitgevoerde berekeningen. Het zijn gewone gehele getallen: ze bevatten geen inhoud, geen identificatiegegevens en geen cookies, en zijn aan geen enkele persoon gekoppeld. Het zijn geen persoonsgegevens.

Technische logbestanden van de hostingprovider

Zoals bij elke site houdt de hostingprovider technische logbestanden bij wanneer uw browser een pagina opvraagt: IP-adres, datum en uur, gevraagd adres, browser, antwoordcode. Ze dienen voor beveiliging en foutopsporing.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om de werking en de beveiliging van de site te verzekeren (art. 6, lid 1, f)).

Ontvangers en verwerkers

Uw gegevens worden niet verkocht of verhuurd. Ze worden verwerkt door Avlex en door de volgende verwerkers, die contractueel gebonden zijn (art. 28):

De e-mails die u hebt aanvaard, worden door Avlex verstuurd. Doet Avlex daarvoor een beroep op een verzenddienst, dan treedt die op als verwerker, onder dezelfde voorwaarden.

Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte

De database van het register wordt in de Europese Unie gehost. Supabase en Resend zijn in de Verenigde Staten gevestigd: toegang van buiten de Europese Economische Ruimte is mogelijk, bijvoorbeeld voor technische ondersteuning of voor de aflevering van de e-mails.

Die doorgiften steunen op de waarborgen van de AVG: het adequaatheidsbesluit over het EU-VS-kader voor gegevensbescherming, voor ondernemingen die eraan deelnemen (art. 45), en/of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (art. 46, lid 2, c)). U kunt er een kopie van krijgen via legal@avlex.be.

Bewaartermijnen

• Bevestigingslink: 7 dagen geldig. Een aanvraag die nooit werd bevestigd, wordt na 30 dagen gewist.
• Toestemming: vervalt na 36 maanden zonder interactie. Als interactie gelden: een bevestiging, een wijziging van uw voorkeuren en een ontgrendeling. Het loutere versturen van het ontgrendelingsformulier telt niet.
• Geen actieve toestemming meer (ingetrokken of vervallen): uw gegevens worden gewist 5 jaar na de laatste toestemmingsgebeurtenis of de laatste interactie. Tot dan worden ze bewaard als bewijs bij een klacht of geschil (art. 6, lid 1, f)).
• Bevestigd adres zonder enige toestemming (alleen ontgrendeling): gewist 12 maanden na de laatste interactie, en niet vroeger dan 12 maanden na het einde van uw laatste licentie.
• Wissing: definitief. Een hash van uw adres blijft op een uitsluitingslijst staan, zodat uw bezwaar gerespecteerd blijft.
• Meldingen: in de mailbox van de ondersteuning van Avlex, alleen zolang nodig om de melding te behandelen. De site bewaart er niets van.
• Beperking van aanvragen: in het werkgeheugen, zolang het tijdvenster duurt.
• Logbestanden van de hostingprovider: korte termijn, door de hostingprovider bepaald voor beveiliging en foutopsporing, daarna gewist.

Uw rechten

U kunt op elk moment:

• inzage krijgen in uw gegevens (art. 15) en ze laten verbeteren (art. 16);
• ze laten wissen (art. 17) of de verwerking laten beperken (art. 18);
• de gegevens die u hebt verstrekt in een gestructureerd formaat ontvangen (overdraagbaarheid, art. 20);
• bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van ons gerechtvaardigd belang (art. 21);
• uw toestemming intrekken, zonder gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking (art. 7, lid 3).

Toestemming intrekken: via de pagina E-mailvoorkeuren, in de browser waarin u de kantoorfuncties hebt ontgrendeld; via de afmeldlink in elke e-mail; of met een bericht aan legal@avlex.be.

Andere rechten: schrijf naar legal@avlex.be. Wij antwoorden binnen een maand (art. 12, lid 3). Wij kunnen u vragen te bevestigen dat het betrokken adres van u is.

Klacht: u kunt zich wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Geautomatiseerde besluiten

Er worden geen besluiten met rechtsgevolgen voor u of die u in aanmerkelijke mate treffen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking genomen (art. 22).

Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring bijwerken. De datum van de laatste wijziging staat op deze pagina. Belangrijke wijzigingen melden wij op de site. Voor elk nieuw gebruik op basis van toestemming vragen wij opnieuw uw toestemming.